REKISTERISELOSTE
Rekisterinpitäjä
Arsenaali Oy
2870794-8
Niittyläntie 9
00620 HELSINKI
020 730 9600
Rekisteriin liittyvien asioiden yhteyshenkilö
Janne Raeske
040 167 6749
Rekisterin nimi
Arsenaalin henkilöstöä ja asiakkaiden tietoja koskeva rekisteri
Rekisteriin kerättyjen tietojen tarkoitus
Arsenaali Oy:n työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietojen sekä asiakasyritysten ja yhteyshenkilöiden tietojen ylläpito. Yrityksen toimintaan liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen sekä markkinointi.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia työntekijätietoja:
Nimi, henkilötunnus, veronumero, veronumerorekisterimerkintä, syntymäaika, kansalaisuus, passikopio muu kuin Suomen kansalaiset, koulutus, työskentelyä rajoittavat terveyshaitat, turvakartoitus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, tilinumero, ajokorttiluokka ja auton käyttömahdollisuus, työmatkan kulkeminen, työskentelyalue, työtilanne, tieto yhteydenpidosta, työhakemustiedot, työaika, koulutustiedot, työkokemus, palkkatieto, työtehtävät, turvallisuuskorttien voimassaolo, työkohtainen osaaminen, asiakaspalautteet, työhistoria, johon kuuluu työsuhteiden alkamis- ja päättymisajat, edellisten työnantajien antamat suositukset ja työn laatu. Soveltuvuusarviotesteihin sekä huumetesteihin liittyvä tiedot. Turvallisuusselvitys sekä rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot.
Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot.
Toiminnanohjausjärjestelmästä lähetetyt viestit sekä tiedotteet.
Rekisterissä olevat asiakastiedot:
Yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, laskutustiedot, kustannuspaikkakohtaiset yhteystiedot, tilauskohtaiset tiedot, yhteyshenkilöiden nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Henkilötiedot poistetaan pyydettäessä, paitsi jos tietojen säilytys on välttämätöntä esimerkiksi sopimuksen tai lakisääteisen velvollisuuden takia. Ko. tilanteissa tiedot säilytetään kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen. Työnhakijan henkilötietoja säilytetään kahdeksantoista (18) kuukautta ja työntekijän henkilötietoja kymmenen (10) vuotta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja lisätään rekisteriin käyttäjien itsensä toimesta heidän hakiessa töihin tai kerätään henkilön suostumuksella henkilöltä itseltään sekä henkilön suostumuksella muista tarvittavista lähteistä, jotka koskevat henkilön mahdollista työllistymistä. Asiakasyritysten tiedot kerätään tilaus-/sopimuskohtaisesti asiakkaan ilmoittamien tietojen perusteella.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterissä olevat tiedot ovat Arsenaali Oy:n palveluksessa olevien henkilöiden käytettävissä ja henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain, mikäli työnhakija hakee ko. osapuoliin töihin Arsenaalin kautta, tai on vuokratyösuhteessa Arsenaalin asiakasyrityksissä. Työntekijän tietoja luovutetaan tarvittaessa liitolle, johon työntekijä kuuluu liiton jäsenpalveluiden toteuttamista varten. Tarvittavia henkilötietoja myös annetaan työntekijöidemme osalta työterveyspalveluiden toteuttamista varten Arsenaalin työterveyttä hoitavalle organisaatiolle.
Muuten rekisteritietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaisen niin edellyttäessä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n
Tietoja luovutetaan tarvittaessa viranomaisten tarpeisiin lakiin perustuvien määräysten perusteella EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojaus
Paperiset tiedostot
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja lukituissa kaapeissa, jonne pääsevät vain asiaankuuluvat henkilöt.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Arsenaalin yhteydet ovat suojattu palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla. Toiminnanohjausjärjestelmän palvelimet, jossa sijaitsevat työntekijöiden sekä Arsenaalin asiakkaiden tiedot sijaitsevat Suomessa. Yhteys on aina (myös sisäänkirjautumisessa) SSL-salattu. Varmuuskopiot ovat salattuja alan suosituksien mukaisesti.
Järjestelmään on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja käyttöoikeustasot ovat määriteltyjä käyttäjäkohtaisesti.